대표이사가 구축해야 할 공정거래 내부통제시스템

1. 공정거래 위험의 체계적 식별

회사가 영위하는 사업에서 발생할 수 있는 공정거래법상 위험을 업무별로 분류하여야 한다.

가격·생산량·시장점유율에 관한 경쟁사와의 합의
입찰가격·낙찰예정자·공구 배분에 관한 합의
경쟁사와의 영업정보 교환
거래상 지위 남용
부당지원행위와 사익편취
재판매가격 유지
대리점·가맹점·수급사업자에 대한 불공정행위
기업결합 신고 누락

특히 과점시장, 협회 활동이 빈번한 업종, 공공입찰 비중이 높은 업종 및 과거 법 위반 전력이 있는 회사에서는 담합을 핵심 위험으로 지정해야 한다.

2. 고위험 업무와 담당자 지정

법 위반 가능성이 높은 부서와 업무를 구체적으로 지정하여야 한다.

가격 결정 및 할인 승인
입찰 참여와 투찰가격 결정
생산량·출하량·시장점유율 관리
경쟁사 임직원과의 회의·연락
협회·간담회·업계 모임 참석
영업전략과 판매조건 결정
대리점·수급사업자 계약조건 변경

각 업무에 담당자, 검토자, 승인권자 및 준법감시 책임자를 정하고 책임 범위를 문서화해야 한다.

3. 경쟁사 접촉에 대한 사전승인과 기록

가격담합은 공식 회의보다 경쟁사 임직원 사이의 비공식 접촉에서 시작되는 경우가 많다. 따라서 경쟁사 접촉을 통제하는 별도의 절차가 필요하다.

경쟁사 회의·통화·면담의 사전승인
참석 목적과 논의 예정사항 기록
회의 참석자와 실제 논의 내용 작성
가격·생산량·고객·입찰정보 논의 금지
부적절한 논의가 시작되면 반대의사 표시 후 즉시 퇴장
준법부서에 사후보고
회의록·이메일·메신저 등 관련 자료 보존

단순히 “담합하지 말라”는 규정을 두는 것보다 경쟁사 접촉을 승인·보고·점검하는 절차가 중요하다.

4. 가격과 입찰 의사결정의 독립성 확보

가격과 입찰조건이 회사의 독자적인 판단에 따라 결정되었다는 기록을 남겨야 한다.

가격결정의 원가·수요·시장상황 등 객관적 근거 작성
할인율과 가격변경 사유 기록
투찰가격의 내부 산정근거 보존
경쟁사 정보의 출처 확인
고액 또는 이례적 가격결정에 대한 준법검토
들러리 입찰이나 공구 배분 가능성에 대한 별도 확인
영업부서 단독결정이 아닌 교차승인 절차 운영

독립적인 의사결정 기록은 위법행위 예방뿐 아니라 사후 조사에서 담합 여부를 소명하는 자료가 된다.

5. 실효적인 정보·보고체계

위반행위 또는 이상징후가 발견되면 준법부서와 경영진에게 즉시 전달되는 보고체계가 있어야 한다.

임직원의 상시 준법보고
익명 내부신고 채널
신고자 비밀보장과 불이익 금지
중대한 위반 의심사실의 대표이사·이사회 직보
준법부서의 독립적 자료접근권
신고사건의 접수·처리·종결 과정 기록
중대사건의 감사위원회 보고

보고라인이 영업부서의 지휘체계에만 종속되면 위반정보가 은폐될 수 있다. 준법부서는 대표이사·이사회·감사위원회에 직접 보고할 수 있어야 한다.

6. 모니터링과 이상징후 탐지

내부통제시스템은 신고가 들어올 때까지 기다리는 수동적 체계에 그쳐서는 안 된다.

경쟁사와 가격변동 시기가 반복적으로 일치하는지 분석
낙찰률·투찰가격·낙찰순서의 이상 패턴 점검
경쟁사 접촉이 잦은 임직원의 업무 확인
가격·입찰 관련 이메일과 업무기록 표본점검
회의비·접대비·출장비의 이상지출 확인
관련 부서의 순환점검
과거 위반유형에 대한 정기적인 재점검

회사의 규모가 크고 법적 위험이 높을수록 데이터에 기반한 상시 모니터링이 필요하다.

7. 독립적인 조사절차

위반 의심사실이 발견되면 영업부서 내부에서 종결하지 않고 독립적으로 조사할 수 있어야 한다.

준법·감사부서의 조사개시 권한
이메일·문서·업무기기 등 관련 자료의 적법한 보전
관련자 면담과 진술 기록
법무부서 또는 외부전문가 참여 기준
조사대상자와 조사책임자 사이의 이해충돌 방지
조사결과의 대표이사·이사회·감사위원회 보고
자진신고와 행정기관 대응 여부 검토

조사절차의 독립성과 결과보고의 투명성이 확보되지 않으면 내부통제가 실질적으로 작동한다고 보기 어렵다.

8. 위반행위의 중단과 시정조치

위반사실이 확인되면 즉시 행위를 중단시키고 손해 확대를 방지해야 한다.

관련 회의·정보교환·계약행위의 즉시 중단
위법하거나 위험한 내부지침의 폐기
의사결정과 보고라인의 개선
관련 거래조건의 시정
피해 거래상대방에 대한 조치 검토
공정위 자진신고 또는 조사협조 여부 결정
유사 업무에 대한 확대점검
재발 방지 대책의 수립과 이행 확인

내부조사로 위반사실을 확인하고도 시정하지 않았다면 시스템이 존재하더라도 정상적으로 작동한 것으로 평가받기 어렵다.

9. 위반자에 대한 일관된 징계

2017다222368 판결의 후속 판결인 2021다279347 판결은 위반 임직원에 대한 독립적인 조사·징계가 없었던 점과 담합 관여자가 승진한 사정을 내부통제 부재의 근거로 들었다.

따라서 다음과 같은 인사체계가 필요하다.

법 위반 정도에 따른 명확한 징계기준
영업성과와 무관한 일관된 제재
관리·감독자의 책임 반영
위반자의 승진·성과급 심사 반영
자진신고와 조사협조의 감경기준
위반행위 묵인·은폐에 대한 별도 책임

준법규정을 위반하여 성과를 낸 임직원을 포상하거나 승진시키면 회사가 사실상 위법행위를 용인했다는 평가를 받을 수 있다.

10. 위험 중심의 교육

일반적인 윤리교육만으로는 부족하다. 임직원의 직무와 실제 위험에 맞는 교육을 실시해야 한다.

경영진·영업·입찰·가격담당자별 맞춤교육
실제 담합 사례와 금지행위 교육
경쟁사 접촉 시 행동요령
협회·업계회의 참석 시 유의사항
부적절한 논의에서 이탈하고 보고하는 방법
신규 입사·승진·보직변경 시 추가교육
교육 후 이해도 평가와 이수기록 보존

교육은 내부통제의 한 요소일 뿐이며, 보고·조사·시정시스템을 대신할 수 없다.

11. 이사회 차원의 정기적 감독

대표이사는 공정거래 위험과 내부통제 운영실적을 정기적으로 이사회에 보고해야 한다.

보고 내용에는 다음 사항이 포함되어야 한다.

주요 공정거래 위험의 변화
경쟁사 접촉과 고위험 회의 현황
내부신고와 조사 진행 상황
법 위반 또는 위반 의심사례
공정위 조사·소송·제재 현황
시정조치와 징계 결과
내부통제의 미비점과 개선계획
필요한 인력·예산·권한

이사회는 보고를 수동적으로 접수하는 데 그치지 않고, 자료 보완·독립조사·시정조치와 후속점검을 요구해야 한다.

12. 대표이사의 이행증거 보존

대표이사가 감시의무를 이행했다는 점은 사후적으로 객관적인 자료를 통해 입증되어야 한다.

내부통제규정과 개정 이력
위험평가 보고서
대표이사와 이사회의 지시사항
준법보고서와 회의록
교육·점검·감사 실시기록
내부신고 처리자료
조사·징계·시정조치 기록
시스템 개선과 후속점검 자료
준법조직의 예산·인력·권한 부여 자료

규정이 존재하더라도 대표이사가 보고받고 문제를 지적하며 개선을 지시한 자료가 없다면 실질적 운영을 입증하기 어렵다.

종합평가

2017다222368 판결에 따른 대표이사의 의무는 단순히 준법규정과 담당 부서를 설치하는 데 그치지 않는다. 다음과 같은 순환구조가 실제로 작동해야 한다.

위험 식별 → 예방통제 → 위반 탐지 → 신고·보고 → 독립조사 → 시정·징계 → 재발 방지 → 이사회 점검

대표이사의 책임 판단에서는 시스템의 형식적 존재보다 다음 사항이 핵심이 된다.

회사의 구체적인 공정거래 위험에 맞게 설계되었는가
준법부서에 실질적인 독립성과 조사권한이 있는가
중대한 정보가 대표이사와 이사회에 보고되는가
위험징후가 나타났을 때 실제 조사와 시정이 이루어졌는가
대표이사가 시스템의 운영을 정기적으로 확인하고 개선했는가

결국 대표이사는 모든 임직원의 행위를 직접 감시할 필요는 없지만, 위법행위를 발견하고 통제할 수 있는 조직과 절차를 만들고 그 작동 여부를 지속적으로 확인할 책임을 부담한다.

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